In bijna elk bedrijf is er wel zo’n plek: een kast, een hoek van het magazijn of een kamertje waar oude IT-spullen terechtkomen. Laptops van medewerkers die al jaren weg zijn, een stapel monitoren, kabels waarvan niemand weet waar ze bij horen, een oude server die ‘misschien nog nodig is’. Wie werkt met de 5S-methode, weet dat zo’n plek een prima startpunt is om op te ruimen. In deze blog passen we de vijf stappen van 5S toe op de IT-kast.
Wat is 5S ook alweer?
5S is een methode uit de lean-hoek om werkplekken overzichtelijk, veilig en efficiënt te maken. De vijf stappen zijn in het Nederlands: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. De methode wordt vaak gebruikt in werkplaatsen en productieomgevingen, maar werkt net zo goed voor een kantoor of een IT-kast.
Stap 1: Scheiden
Haal alles uit de kast en verdeel het in drie stapels: wat je nog gebruikt, wat je mogelijk nog gaat gebruiken en wat weg mag. Wees streng. Een laptop die al twee jaar niet is aangeraakt, wordt waarschijnlijk niet meer gebruikt. Hetzelfde geldt voor oude telefoons, losse harde schijven en kabels voor apparaten die je niet meer hebt.
Let bij de stapel ‘weg’ op één ding: veel van die apparaten bevatten nog data. Denk aan klantgegevens, e-mails en wachtwoorden op oude laptops, of back-ups op losse schijven. Die horen niet zomaar bij het afval of op een marktplaats.
Stap 2: Schikken
Geef wat overblijft een vaste plek. Reserve-laptops bij elkaar, kabels per soort in gelabelde bakken, voedingen bij de apparaten waar ze bij horen. Maak een eenvoudig overzicht van wat er in de kast ligt, met merk, type en eventueel serienummer. Zo weet iedereen wat er beschikbaar is en hoeft niemand onnodig iets nieuws te bestellen.
Stap 3: Schoonmaken
Stof en vuil zijn slecht voor elektronica. Maak de kast en de apparaten die je bewaart schoon, en controleer meteen of ze nog werken. Een reservelaptop met een lege, kapotte accu is in de praktijk geen reserve. Wat niet meer werkt, gaat alsnog naar de stapel ‘weg’.
Stap 4: Standaardiseren
Leg vast hoe je voortaan met oude apparatuur omgaat. Bijvoorbeeld:
- Een laptop die wordt ingeleverd, wordt binnen een week beoordeeld: hergebruiken of afvoeren.
- Apparaten die worden afgevoerd, gaan altijd naar een vaste, gecertificeerde partij.
- Van elk afgevoerd apparaat met opslag wordt een certificaat van dataverwijdering bewaard.
- Eén persoon is verantwoordelijk voor het overzicht van de IT-kast.
Stap 5: Standhouden
De valkuil van elke opruimactie is dat het na een paar maanden weer net zo rommelig is. Plan daarom een vast moment, bijvoorbeeld elk kwartaal of bij elke hardware-refresh, om de kast opnieuw te bekijken. Koppel het eventueel aan de jaarlijkse inventarisatie.
Wat doe je met de stapel ‘weg’?
Oude IT-apparatuur weggooien is zonde. Veel apparaten hebben nog restwaarde of kunnen een tweede leven krijgen. Dat past ook bij de Nederlandse ambitie om in 2050 een volledig circulaire economie te hebben. En het probleem is groot: volgens de Global E-waste Monitor 2024 werd in 2022 wereldwijd 62 miljard kilo e-waste geproduceerd, waarvan maar 22,3% aantoonbaar goed werd gerecycled.
Voor bedrijven is het handig om de afvoer in één keer te regelen bij een gespecialiseerde partij. Reuzado.nl haalt afgeschreven laptops, pc’s, servers, telefoons en netwerkapparatuur op, wist de data gecertificeerd met Blancco-software of vernietigt de opslag in een shredder, en geeft per datadrager een certificaat. Apparatuur met restwaarde wordt opgekocht en opnieuw verkocht, de rest wordt verantwoord gerecycled. Je krijgt een rapportage van wat er met elk apparaat is gebeurd, wat meteen past bij stap 4 van 5S.
Conclusie
De IT-kast is een ideale plek om 5S in praktijk te brengen. Door te scheiden, te schikken, schoon te maken, afspraken vast te leggen en die vol te houden, maak je van een rommelhoek een overzichtelijke voorraad. En de apparaten die weg mogen, leveren via opkoop en hergebruik vaak nog iets op.
