De eerste medewerker aannemen: maak duidelijke afspraken over de VOG

Als je voor het eerst een medewerker aanneemt, kom je direct voor belangrijke keuzes te staan. Eén daarvan is het maken van duidelijke afspraken over de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Het ontbreken van heldere afspraken kan tot verwarring leiden, vooral omdat de VOG een cruciale rol speelt in het waarborgen van integriteit binnen jouw bedrijf.

Het is verstandig om vooraf te bepalen hoe je omgaat met het aanvragen en controleren van de VOG. Dit voorkomt misverstanden tussen jou en je nieuwe medewerker. Door samen duidelijke verwachtingen uit te spreken, verklein je de kans op vertragingen of onduidelijkheden bij de start van het dienstverband.

Wanneer en waarom een VOG vereist is bij een nieuwe medewerker

In sommige sectoren is het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) een vereiste voordat je iemand in dienst neemt. Denk hierbij aan functies in het onderwijs, de kinderopvang of de taxibranche. De overheid bepaalt op basis van het soort werk of een VOG noodzakelijk is. Het doel van de VOG is om te laten zien dat jouw nieuwe medewerker geen strafbare feiten op zijn of haar naam heeft staan die een risico vormen voor de functie.

De VOG wordt afgegeven door Justis, een onderdeel van de Rijksoverheid. Alleen Justis is bevoegd om deze verklaring te verstrekken. Bij de aanvraag moet je aangeven op welk screeningsprofiel de medewerker gecontroleerd moet worden. Dit profiel bepaalt op welke relevante justitiële gegevens wordt getoetst. Het screeningsprofiel verschilt per functie en sector, waardoor de eisen en aspecten die Justis bekijkt sterk kunnen variëren.

Wanneer Justis een aanvraag ontvangt, wordt er eerst gekeken of de persoon een strafblad heeft. Als er geen strafbare feiten op naam staan, wordt de VOG automatisch verstrekt. Zijn er wel justitiële gegevens, dan wordt er dieper gekeken naar het soort feiten en het gekozen screeningsprofiel. Ook kan het voorkomen dat een VOG wordt afgewezen op basis van een gegeven dat niet direct onder de standaard screeningsgebieden valt, omdat de overheid deze gebieden niet limitatief heeft vastgesteld.

Het is belangrijk om te weten dat het aanvragen van een VOG niet in alle gevallen verplicht is, maar in veel sectoren wel als standaard wordt gezien. Controleer dus altijd per functie of een VOG noodzakelijk is en maak hierover duidelijke afspraken met je medewerker. Zo voorkom je problemen achteraf en weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

Het VOG-aanvraagproces: digitale en gemeentelijke opties vergeleken

Als je voor het eerst een medewerker aanneemt en een VOG nodig hebt, kun je kiezen tussen een digitale aanvraag of de route via de gemeente. Het verschil tussen deze twee opties zit vooral in de snelheid, kosten en toegankelijkheid. Veel ondernemers willen weten welke route het meest praktisch is voor hun situatie, zeker als het proces nieuw voor je is.

De digitale aanvraag voor een VOG wordt steeds populairder. Volgens aanbieders is deze route sneller; je kunt binnen één minuut de VOG-aanvraag organiseren en de aanvraag wordt direct verstuurd. Doordat er geen tussenpersonen zoals de gemeente of PostNL nodig zijn, verloopt het proces vlotter en loop je minder kans dat documenten kwijtraken in de post. Dit maakt digitaal aanvragen aantrekkelijk als je snel wilt schakelen bij het aannemen van personeel.

Wat betreft de kosten zijn er duidelijke verschillen. De digitale aanvraag is doorgaans goedkoper dan de papieren route via de gemeente. Voor een digitale aanvraag wordt een lager bedrag gerekend, terwijl de aanvraag bij de gemeente duurder uitvalt. Dit prijsverschil kan relevant zijn als je als kleine ondernemer op de kosten wilt letten, vooral als je verwacht vaker VOG’s te moeten aanvragen.

Toegankelijkheid speelt ook een rol. Voor de digitale aanvraag heb je als aanvrager een DigiD nodig, wat voor de meeste mensen geen probleem is. Maar als jij of je medewerker geen DigiD heeft, ben je aangewezen op de gemeentelijke route. Die is weliswaar wat omslachtiger, maar blijft noodzakelijk voor wie digitaal niet uit de voeten kan of wil.

Stel je voor: je wilt snel een nieuwe medewerker laten beginnen en beide partijen beschikken over DigiD. In dat geval kun je de VOG-aanvraag digitaal regelen, zodat het proces dezelfde dag nog in gang wordt gezet. Maar heb je te maken met een medewerker zonder DigiD, bijvoorbeeld een buitenlandse werknemer die nog geen Nederlandse digitale identiteit heeft, dan zul je samen naar het gemeentehuis moeten. Dit kost meer tijd en vereist het meenemen van fysieke documenten. Bedenk dus vooraf wie de aanvraag moet doen en welke route voor jullie het meest praktisch is. Zo voorkom je vertraging en weet je zeker dat de VOG tijdig in orde komt.

Belangrijke aandachtspunten bij het aanvragen van een VOG

Bij het aanvragen van een VOG zijn er een aantal gegevens en handelingen die cruciaal zijn voor een geldige aanvraag. Het begint ermee dat je alle persoonlijke gegevens van de medewerker correct en volledig invult. Volgens verschillende bronnen moet je ervoor zorgen dat deze gegevens exact overeenkomen met de officiële documenten van je medewerker. Fouten of onvolledigheden kunnen ervoor zorgen dat de VOG ongeldig wordt verklaard.

Een veelvoorkomend risico bij het invullen van de aanvraag is het maken van spelfouten in namen of adressen. Dit lijkt misschien onschuldig, maar kan grote gevolgen hebben. De aanvraag kan worden afgekeurd of de afgifte van de VOG kan vertraging oplopen. Daarom is het verstandig om na het invullen alle gegevens nogmaals zorgvuldig te controleren voordat je de aanvraag definitief indient.

Het kiezen van het juiste screeningsprofiel is een andere belangrijke stap. Als werkgever ben je verplicht om aan te geven op basis van welk profiel je medewerker wordt gescreend. Er bestaan verschillende profielen, afhankelijk van het soort werk. Het gekozen profiel bepaalt welke aspecten van het verleden van de medewerker worden beoordeeld. Een verkeerd gekozen profiel kan ertoe leiden dat de VOG niet aansluit bij de functie, wat problemen kan opleveren bij controle of bij een audit.

Bij een digitale aanvraag is het noodzakelijk dat jij en je medewerker beschikken over een geldige DigiD. Dit is het systeem waarmee je je online identificeert bij de overheid. Zonder DigiD kun je de digitale route niet volgen en moet je uitwijken naar de papieren aanvraag via de gemeente. Dit kan meer tijd kosten en vereist een extra bezoek aan het gemeentehuis.

Tot slot is het belangrijk om te beseffen dat de aanvraag pas compleet is na betaling. Bij digitale aanvragen gebeurt dit meestal via iDEAL. Controleer altijd of de betaling is gelukt en bewaar het betalingsbewijs. Mocht er later iets misgaan met de aanvraag, dan heb je hiermee een bewijs van je inspanning en betaling. Zo voorkom je onduidelijkheid en kun je sneller handelen als er iets misloopt.

Controleren van de echtheid van de ontvangen VOG

Als je als werkgever een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van je nieuwe medewerker ontvangt, is het verstandig om altijd de echtheid van het document te controleren. Volgens algemene informatie over het aanvraagproces kan het namelijk voorkomen dat er een vervalste VOG wordt overlegd. De verantwoordelijkheid voor het controleren hiervan ligt bij jou als werkgever, zodat je zeker weet dat je met een officieel en geldig document werkt.

Er zijn verschillende manieren waarop je de authenticiteit van een VOG kunt nagaan. Een eerste stap is het controleren van de lay-out en de gegevens op het document, zoals de naam van de medewerker en het kenmerk van de VOG. Ook kun je letten op eventuele beveiligingskenmerken die op de verklaring horen te staan. Het is aan te raden om de ontvangen VOG te vergelijken met een betrouwbaar voorbeeld, bijvoorbeeld via de informatie die Dienst Justis verstrekt.

Wanneer je gebruikmaakt van een digitale aanvraag via een intermediair zoals VOG Digitaal Aanvragen voor werkgevers, wordt de aanvraag direct doorgestuurd naar Dienst Justis, die de beoordeling verzorgt volgens de officiële richtlijnen. Toch blijft het belangrijk om ook bij digitaal aangeleverde documenten alert te zijn op mogelijke onregelmatigheden. Onthoud dat commerciële platforms geen directe samenwerking hebben met Justis, waardoor de uiteindelijke controle altijd bij jou ligt.

Mocht je twijfels hebben over de echtheid van een ontvangen VOG, dan is het verstandig om contact op te nemen met Justis. Zij kunnen bevestigen of het document daadwerkelijk is afgegeven en of de gegevens overeenkomen. Aarzel niet om deze stap te zetten als je iets verdachts opmerkt; zo voorkom je dat je onbedoeld vertrouwt op een ongeldig document.

Nu je inzicht hebt in het belang van duidelijke afspraken over de VOG bij het aannemen van je eerste medewerker, kun je een weloverwogen keuze maken. Stel bijvoorbeeld dat je een kandidaat hebt gevonden voor een functie waarbij klantcontact centraal staat; door vooraf heldere afspraken te maken over het aanvraagproces en de controle op echtheid, voorkom je misverstanden en kun je sneller schakelen als er onduidelijkheden ontstaan. Het helpt bovendien om vooraf samen te bepalen wie verantwoordelijk is voor het indienen en opvolgen van de aanvraag.

Wil je verder verdiepen in andere HR-processen of overweeg je aanvullende stappen? Dan kun je altijd actuele informatie raadplegen bij relevante instanties of brancheorganisaties. Zo blijf je goed voorbereid bij het laten groeien van jouw onderneming.